자동화할 작업과 에이전트를 만들지 말아야 할 작업

도구 하나로는 부족한 프로세스

아래의 각 프로세스는 여러 도구를 쓰며, 도구마다 가장 잘하는 일을 맡겨요. 챗 어시스턴트가 언급된 곳에는 어떤 AI 챗 어시스턴트든 쓸 수 있어요.

1. 일주일 치 작업 목록 만들기

   도구(순서대로): 시간 추적 도구 → 스프레드시트

   1. 시간 추적 도구에서 일주일 동안 모든 작업을 짧고 일관된 이름으로 기록하세요.
   2. 일주일 기록을 스프레드시트로 내보내고 이름이 같은 작업은 합치세요.

   이 프로세스용 프롬프트

   아래 프롬프트는 영어 원문 그대로 복사해 사용하세요.

   Help me clean up one week of tracked tasks before I score them.
   
   Export from my time tracker: [paste: task name, date, minutes]
   What my business does: [one sentence]
   
   Merge entries that are the same task under different names and give each task one clear name. Return a table: task, times per week, total minutes, average minutes each time. Flag entries too vague to score, such as "admin", and ask me what they were. Keep the 20 tasks with the most total minutes.
   
   Start with the merged table.

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2. 점수 매기기

   도구(순서대로): 스프레드시트 → 아무 AI 챗 어시스턴트

   1. 스프레드시트에서 정리한 작업 표를 실수했을 때의 비용과 함께 챗 어시스턴트에 붙여 넣으세요.
   2. 점수와 그룹을 시트에 다시 복사하고, 동의하지 않는 점수는 수정하세요.

   이 프로세스용 프롬프트

   아래 프롬프트는 영어 원문 그대로 복사해 사용하세요.

   Act as a strict scorer. Score my tasks for automation.
   
   Tasks: [paste table: task, times per week, total minutes]
   What a mistake in each task would cost: [notes]
   
   Score each task 1 to 3 on: repeats, fixed rules, cheap mistake, time used. Add up the scores and sort into automate (high total and low risk), template (needs a person but follows a pattern) and keep human (money, legal, sensitive data or a relationship at stake, whatever the score). Then review your list once and move any task whose risk you underrated.
   
   Start with the scores.

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3. 에이전트 대신 템플릿 만들기

   도구(순서대로): 아무 AI 챗 어시스턴트 → 문서

   1. 반복되는 작업 하나에 대한 과거 예시 세 개를 챗 어시스턴트에 주세요.
   2. 템플릿과 빈칸을 채우는 프롬프트를 문서에 저장하고, 다음 실제 사례에 사용해 보세요.

   이 프로세스용 프롬프트

   아래 프롬프트는 영어 원문 그대로 복사해 사용하세요.

   Turn one of my repeated tasks into a reusable template instead of an agent.
   
   Task: [e.g. writing a quote after a call]
   Three past examples: [paste, without client personal data]
   
   Find what stays the same and what changes. Write a template with a [blank] for each changing part and short guidance under each blank. Then write a one-paragraph prompt I can reuse to fill the template from my notes, which always leaves the result for me to check. Format both for a document.
   
   Start with the template.

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4. 팀에 계획 보여 주기

   사용 도구(순서대로): 스프레드시트 → Gamma

   1. 스프레드시트에서 세 그룹을 복사하세요.
   2. Gamma로 짧은 슬라이드를 만들고 팀과 함께 첫 작업을 정하세요.

   이 프로세스용 프롬프트

   아래 프롬프트는 영어 원문 그대로 복사해 사용하세요.

   Help me present my automation plan to my team in a few Gamma slides.
   
   Scored list: [paste the three groups from my sheet]
   Team: [who, and what they do]
   First task we will start with: [task]
   
   Write at most 6 slides: why we looked at this, automate, template, keep human and why, who owns each item, and the first step with how we will check it after a month. Use only my list. No promises of time saved that the list does not show.
   
   Start with slide 1.

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